Udostępnianie witryny w Sharepoint Online (Office 365)

16 01 2018 | Blog SOLIDE, Sharepoint | 0 komentarzy

Tym razem zaprezentuje Wam krótką instrukcję udostępniania witryny Sharepoint Online osobom spoza Waszej organizacji – jednocześnie ograniczając dostęp do innych witryn w Waszym Sharepoincie, w tym do witryny nadrzędnej (jeśli taką macie). Osobiście miewam z tym wiele problemów, więc postanowiłem wszystko spisać. O ile udostępnianie pojedynczych plików jest dość proste – odbywa się poprzez wygenerowanie linku i przesłanie go np. w wiadomości e-mail, o tyle udostępnienie witryny tak, by osoba, której udostępniliśmy plik mogła w tej witrynie coś zamieścić, jest już dość skomplikowane.

Przede wszystkim osoba, której udostępniamy witrynę musi dysponować kontem Microsoft. Zazwyczaj nie wiemy, czy takim kontem dysponuje, więc sugeruję od razu zacząć od założenia darmowego konta. W tym celu możemy skorzystać z witryny http://outlook.com/

Podczas tworzenia konta, poza nazwą w domenie @outlook.com (alternatywnie możemy wybrać @hotmail.com) musimy podać także hasło, a także później Imię i Nazwisko oraz datę urodzenia. Jako nazwę konta wybieram zazwyczaj coś charakterystycznego dla witryny, którą udostępniam lub coś zawierającego nazwę klienta. Dla pewności, że konto nie będzie ograniczone aspektami wynikającymi z braku pełnoletności (czy to w Polsce, czy w USA), wybieram datę urodzenia sprzed 1990 roku. Po utworzeniu konta możemy się zalogować do skrzynki pocztowej outlook.com. W skrzynce będzie na nas czekać wiadomość powitalna. Aby mieć pewność, że konto będzie w pełni aktywne w przestrzeni Microsoft, warto odczekać około 10 minut.

Po odczekaniu 10 minut możemy przejść do udostępniania witryny. Kiedyś wykonywałem to poprzez aplikację Sharepoint Designer, ale od jakiegoś czasu wygodniej to zrobić bezpośrednio z poziomu witryny.

Po pierwsze, klikamy opcję „Udostępnij” widoczną w prawym górnym witryny, którą udostępniamy.

Otworzy się okno dialogowe, w którym wybieramy zakładkę „Udostępnianie” i od razu przechodzimy do sekcji „ZAAWANSOWANE”.

Jeśli chcemy, by nowe uprawnienia obowiązywały wyłącznie na tej witrynie, musimy kliknąć przycisk „Zatrzymaj dziedziczenie uprawnień”.

Teraz możemy kliknąć „Udziel uprawnień”. Kierujemy się do przycisku „Pokaż opcje” i wybieramy poziom uprawnień. Jeśli chcemy, by osoba, której udostępniamy miała możliwość dodawania plików, to wybieramy „Współtworzenie”.

Ważne, by NIE wybrać na tym etapie wcześniej zdefiniowanej grupy, np. „Członkowie witryny”, gdyż wówczas osoba, której udostępniamy witrynę nabędzie uprawnienia do wszystkich witryn, do których dostęp ma dana grupa.

W oknie „Wprowadź nazwy lub adresy e-mail” wpisujemy adres e-mail, który utworzyliśmy w domenie @outlook.com. System powinien rozpoznać ten adres. Na koniec klikamy „UDOSTĘPNIJ”.

I to w zasadzie wszystko. Warto jeszcze przeprowadzić test, tj. wylogować się z naszej witryny Sharepoint i zalogować się ponownie używając danych nowego konta @outlook.com. Jeśli wszystko zrobiliśmy prawidłowo, to powinniśmy mieć dostęp do określonej witryny (i tylko do niej).